ab Papier > A0

Das Digitalisieren von grossen Dokumenten wie zum Beispiel Quartierpläne oder Karten ist heute meist ein Problem. Scanner die A3 oder gar A0 formatige Vorlagen digitalisieren können, brauchen viel Platz und sind teuer. Zu teuer wenn sie nur ein paar Mal im Jahr ge- nutzt werden. Dennoch erhöht sich die Auskunftsbereitschaft am Bildschirm enorm wenn ganze Baubewilligungsdossiers oder Katasterpläne per Mausklick angeschaut werden können. Auf diese Weise können problemlos und bequem selbst grössere Mengen an Kartenmaterial zu Aussentermine mitgenommen werden.

Pläne werden häufig auf Format A4 gefaltet um überhaupt archiviert werden zu können. Diese Sollbruchstellen sind schädlich für das Papier. Im Laufe der Zeit können diese  reissen. Mit Hilfe von Klebstreifen wird dieses Problem schnell gelöst. Für den Augenblick ist das sicherlich die beste Lösung aber mit fortlaufender Alterung des Klebers verlieren die Streifen ihre Weichmacher. Die Folge davon: Verfärbungen auf dem Papier und ablö- sen der Streifen. Die Verfärbungen können wichtige Teile der Informationen verschwinden lassen – der Plan wird unbrauchbar.

Besonders häufig trifft man die Problematik des Papierzerfalls bei Blaupausen an. Durch die jahrelang gefaltete Aufbewahrung kann der Plan nicht mehr richtig aufgefaltet werden ohne das dieser zerfällt.

Damit die Unterlagen besser geschützt werden, empfiehlt sich daher eine Digitalisierung. Bei Bedarf können neue Ausdrucke hergestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob nur Ausschnitte gebraucht werden oder ob ein ganzer Plan benötigt wird.

Da eine rein digitale Ablage rechtlich gesehen nur mit einem hohen finanziellen Aufwand realisierbar ist, empfiehlt sich eine analoge Langzeitarchivierung. Mit den heutigen be- kannten Speichermedien ist eine Lesbarkeit über mehrere Jahrzehnte noch nicht lücken- los gewährleistet und auch Datenverluste infolge Konvertierungsarbeiten können nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Damit die Unterlagen optimal geschützt werden können, hat sich in den letzten Jahren eine Kombination von digitalen Daten und einer Langzeitarchivierung mittels Mikrofilm, vor  allem im Bereich von Baubewilligungsdossiers, sehr bewährt. Durch die Erschliessung des Bauarchivs mit dem Softwaretool BauTOP wird eine schnelle und wirtschaftliche Arbeitsweise am Arbeitsplan ermöglicht.  Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist wird mittels Mikrofilm problemlos eingehalten.

 

Gerne zeigen wir Ihnen vor Ort die Möglichkeiten einer digitalen Ablage auf.
Sie erreichen uns unter 056 610 45 60.