Kassationsarchiv

Die mögliche Archivraumknappheit wird bei Gemeindefusionen häufig unterschätzt. Plötzlich müssen teils riesige Bestände von einem Raum in ein anderes Archiv überführt werden. Die Kosten sind gross. Damit sich das Verwaltungspersonal auch im Archiv schnell wieder zurechtfinden kann, müssen die Archive teilweise zusammengelegt , teilweise abgeschlossen werden.

Aus wirtschaftlicher Überlegung wird meist das kleinere  Archiv in das Grössere inte- griert. Bei der Durchsicht der kleineren Aktenbestände werden überalterte Informationen vernichtet, aktuelle unter ausscheiden von allfälligen Doppeln archiviert. Schriftgut bei welchem die gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, darf nicht kassiert werden. Dennoch macht es keinen Sinn, zum Beispiel Entwürfe oder Begleitschreiben in das neue Archiv zu integrieren. Eine befristete Ablage eignet sich ebenfalls nicht. Denn das würde bedeuten, das nach einigen Jahren erneut sämtliche Unerlagen gesichtet werden müssten.

KassationIn einem Kassationsarchiv werden Bestände, welche verwaltungstech- nisch unrelevant sind, jedoch die Kassationsfrist noch nicht abgelaufen ist, in speziellen Archivschachteln ar- chiviert. Diese wird mittels einer Klebeetikette beschriftet. Der Inhalt kann anschliessend ungesichtet im Jahr x vernichtet werden.

Ein Kassationsarchiv bietet sich zum Beispiel auch an, wenn ein neuer Archiv- und Registraturplan eingeführt und das aktuelle Archiv abgeschlossen wird.