Befristete Ablage

Im Büro werden täglich etliche Dokumente neu angefertigt. Das Original wird meist per Post versandt, eine Kopie sicherheitshalber in der Registratur abgelegt. So füllt sich im Laufe eines Jahres die Ablage Tag für Tag. Platz wird zur Mangelware. Damit unaktuelle Schriftstücke ins Archiv überführt werden und so Platz geschaffen wird für die Neuen, em- pfiehlt sich eine jährliche Nachführung.

RegistraturAus Kostengründen wird nicht der Inhalt von jedem Dossiers auf ihre Aktualität überprüft sondern nur die- jenigen, welche viel Platz wegneh- men. Dank diesem Vorgehen wird sichergestellt, dass Vorlagen von Schriftstücken im Büro verbleiben welche nur alle drei oder vier Jahre benützt werden. Der unnötige Weg ins Archiv entfällt.

Eine minimale Aufbewahrungsfrist schreibt das Schweizerische Obligationenrecht mit zehn Jahren vor. So lange können die Dokumente jedoch nur in den wenigsten Fällen im Büro bleiben. Daher werden auch Dokumente wie Begleitbriefe, Entwürfe oder Bestäti- gungsschreiben ins Archiv überführt. Diese sind jedoch nur in den wenigsten Fällen auch in zehn oder gar zwanzig Jahren noch nützlich. Dennoch nehmen sie wertvollen Archiv- platz weg. Damit zum einen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden kann und der wirtschaftliche Gedanke nicht zu kurz kommt, werden Schriftstücke aus der Re- gistratur in eine provisorische Ablage abgelegt. Die Mappen werden nur mit Bleistift be- schriftet, Sichtmäppchen oder Büroklammern nicht entfernt. Nebst dem Kostenvorteil kön- nen so bei Bedarf komplette Dossiers aus dem Archiv geholt werden, ohne dass jedes Schriftstück einzeln herausgenommen werden muss.

Je nach Umfang des Budgets werden am Ende der Arbeiten mehr oder weniger provisori- sche Ablagen aufgelöst und ins definitive, historische Archiv überführt. Dabei wird darauf geachtet, dass die aufgearbeiteten Bestände möglichst grosse Platzreserven schaffen.

Die definitv aufgearbeiteten Dossiers werden mit Etiketten und speziell zur Langzeitarchi-vierung entwickeltes Material abgelegt. Das optische Erscheinungsbild ist besonders wichtig. Es soll über mehrere Jahre identisch aussehen. Denn nur wenn ein Archiv ge- pflegt wirkt, schätzen die Mitarbeiter das Archiv. So wird sichergestellt, dass zum Beispiel entnommene Schriftstücke eher zum Orignalablageplatz zurückgebracht wird und nicht achtlos ins Regal gelegt wird. Die schnelle Auskunftsbereitschaft im Archiv wird so sicher- gestellt.