Kassationsliste

Damit die täglich entstehende Papierflut von den Archiven aufgenommen werden kann, müssen alte oder überholte Dokumente vernichtet werden. Dies ist jedoch nicht immer ganz einfach da die einzelnen Schriftstücke unterschiedliche Kassationsfristen haben. Diese Fristen werden von unterschiedlichen Gremien festgelegt und können jederzeit überarbeitet werden. Die grosse Herausforderung besteht somit darin, stets die aktuellen Fristen zu kennen. Dies ist für das interne Verwaltungspersonal meist nicht ganz einfach. Als Hilfsmittel wird daher eine Kassationsliste eingesetzt. Nebst den rechtlichen Fristen werden hier weiterführende Bestimmungen zusammen mit dem Verwaltungspersonal festgelegt und schriftlich fixiert. So kann sichergestellt werden, dass die Unterlagen stets nach den selben Richtlinien bearbeitet werden.

Als Aufbewahrungsfrist bei den Akten dient in den meisten Fällen der Art. 962 des schweizerischen Obligationenrechts. In Abschnitt C wird die Dauer der Aufbewahrungs-
pflicht näher umschrieben. Desweiteren fliessen Fristen von diversen Kreisschreiben, Musterregistraturplänen von Staatsarchiven sowie verwaltungsinterne Richtlinien und Empfehlungen zur Aufbewahrung mit ein.

FristenDamit die Kassationsliste allgemein zugänglich ist, ist sie Bestandteil des Archivhandbuchs. Allfällig überarbei- tete Versionen müssen so nur an einem Ort ausgetauscht werden, was Folgekosten möglichst klein hält.