Rechnungsverzeichnis

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Rechnungen unterscheiden:

  • Bestände vor 1798
  • Bestände nach 1798

 

Rechnung1In einem Rechnungsverzeichnis wer- den sämtliche Jahresrechnungen und Voranschläge erfasst. Einzelne Rech- nungsgruppen werden dabei separat erfasst und mit Signaturen versehen. Die Signaturen werden dabei nicht auf die Rechnung selber geschrie- ben sondern auf speziellen Mappen zur Langzeitarchivierung gedruckt. Die gewünschte Rechnung kann so bei Bedarf schnell und zielsicher aus dem Archiv geholt werden.
.                                                                                   Ein zeitaufwendiges Suchen entfällt.

Ein Rechnungsverzeichnis wird periodisch nachgeführt. Die jeweils letzte Version wird im Archivhandbuch abgelegt. Allfällige fehlende Jahrgänge werden erfasst und dem Kunden mitgeteilt. Sollten die fehlenden Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt auftauchen, kön- nen diese problemlos ins System aufgenommen und am richtigen Ort eingefügt werden ohne dass die Altbestände erneut überarbeitet werden müssen.