Archivverzeichnis

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Akten gliedern:

  • Bestände vor 1798
  • Bestände nach 1798

 

Aufsichtsbehörden legen in den letzten Jahren immer mehr Wert auf eine möglichst lückenlose Aufzeichnung der Archive. Besonders bei alten oder abgeschlossenen (Teil-) archiven wird immer häufiger ein Archivverzeichnis gewünscht.

ArchivverzeichnisEin Archivverzeichnis beinhaltet neben Signatur und Text eine weitere Spalte in welcher das Datum der dort abgelegten Dokumente erfasst wird. Die- se Art der Erfassung ist sehr zeitintensiv und macht bei einem laufenden, täglich genutzen Ar- chiv nur wenig Sinn. Um aktuell zu bleiben müsste dieses Verzeichnis nach jedem Gang ins  Archiv überarbeitet werden. Um unnötige Kosten zu vermeiden werden Archivverzeichnisse nur in abgeschlossenen Archiven eingesetzt. Ein Archiv gilt als abgeschlossen wenn beispielsweise eine Gemeindefusion durchgeführt wurde oder ein komplett neuer Archiv- und Registraturplan ein- geführt wurde.

Aus Kostengründen ist es oftmals nicht möglich, ein Archiv innert einem Jahr vollständig aufzuarbeiten und abzuschliessen. Zusammen mit dem Auftraggeber wird daher ein Mehrjahresplan inklusive Kostenfolge ausgearbeitet. Gemäss den Budgetvorgaben wird so laufend Signatur für Signatur aufgearbeitet. Das heisst, verwaltungstechnisch unwichtige oder überholte Unterlagen werden vernichtet, historisch wichtige Dokumente hingegen fachmännisch archiviert und im Archivverzeichnis erfasst. Die jeweils aktuellste Version des Verzeichnisses wird im Handbuch abgelegt. So können sich auch Aufsichtsbehörden laufend ein Bild über den Stand der Arbeiten machen.