Archiv- und Registraturplan

Ein optimaler Archiv- und Registraturplan erfüllt folgende Kriterien:

  • Das Ordnungssystem passt sich optimal an die Denk- und Arbeitsweise des Be- nutzers an.
  • Signaturen und andere Systemkomponenten müssen kompatibel zu den verbreitet- sten Informatiksystemen sein.
  • Das Ordnungssystem soll flexibel sein. Neuerungen können schnell und ohne viel Aufwand angepasst werden.
  • Jeder Titel muss mittels Zusatzsystem stark ins Detail aufteilbar sein, ohne dass der Überblick verloren geht.
  • Die detaillierte Aufteilung soll sich vorwiegend nach den Vorstellungen des Be- nutzers richten und fehlertolerant sein.
  • Das System muss auch von unterschiedlichen Personen einheitlich interpretiert werden können.
  • Darstellung und Interpretation des Systems müssen vordergründig einfach sein.

 

Archiv- und Registraturpläne bestehen immer aus zwei Teilen. Einem Registraturplan- und einem Schlagwortregister-Teil.

Musterseite RPDer Registraturplan ist nach einzelnen Sachgebieten geordnet. Mit Hilfe von weiteren Untertiteln und allfälli- gen Zusatzsystemen können so sämtliche, in einer Verwaltung anfallenden Unterlagen sachlogisch zu- geteilt werden. Die Logik wird sowohl in der Registra- tur als auch im Archiv eingeführt. Grundsätzlich wird jeder Plan individuell nach Kundenwünschen ausge- arbeitet um auch Eigenheiten erfassen zu können. Eine für alle gültige Standardlösung des Registratur- planes existiert nicht. Eine Überarbeitung des Planes wird je nach Wachstum der Organisation oder grund- legenden Änderungen im Sprachgebrauch / Gesetz- liche Bestimmungen alle 10 bis 15 Jahre fällig.

 

Musterseite ATDas alphabetische Schlagwortregis- ter ist ein einfaches Hilfsmittel für die Erschliessung des Archiv- und Re- gistraturplans. Begriffe werden einer bestimmten Signatur zugeteilt, so können auch Verwaltungsneulinge problemlos und schnell die richtige Signatur finden. Bei einer System- revision werden allfällige Ergänzun- gen kontrolliert und integriert.

 

Zur digitalen Darstellung des Registraturplanes am Bildschirm eigenet sich die Software ProtoTOP. Das Modul RP wurde speziell zur Ansicht des Archiv- und Registraturplanes entwickelt.

 

OrdnerDer Archiv- und Registraturplan kann auch als Ordnerliste im Explorer dargestellt werden. Dies ermöglicht es, digitale Schriftstücke nach derselben Sachlogik abzulegen. Der grosse Vorteil ist, dass Dokumente von der Erstellung bis zur dauernden Archivierung immer am selben Platz abgelegt werden können.