Archivhandbuch

Täglich produzieren und empfangen wird Dutzende oder gar Hunderte von Dokumenten auf Papier oder in elektronischer Form. Diese Informationen müssen stukturiert und über- sichtlich verwaltet werden, um einerseits den gesetzlichen Anforderungen Folge zu leisten und andererseits eine reibungslose Geschäftstätigkeit zu gewährleisten.

Mit Hilfe eines Archivhandbuchs werden sämtliche Verzeichnisse welche für die optimale Archivbewirtschaftung erstellt wurden zentral gesammelt. Allfällige Änderungen oder Er- weiterungen können so auf einfache Weise ausgetauscht werden, der Ordner wird stets aktuell gehalten. Das Archivhandbuch ist ein Nachschlagewerk. Es bleibt im Archiv und ist so auch den Aufsichtsbehörden frei zugänglich.

Aus Kostengründen werden meist nicht alle Verzeichnisse in einem Jahr erstellt. Auf dem Registerblatt werden jedoch sämtliche Punkte vorgedruckt. Neuerstellte Listen oder schriftlich festgehaltene Absprachen können so schnell ergänzt werden. Diese Art der geordneten Informationsverwaltung dient auch der Rechtssicherheit. Selbst Verwaltungs- neulinge finden sich so im Archiv schnell zurecht. Dadurch ist der Zugriff auf jede Art von Dokumenten zuverlässig und rationell möglich.