Personaldossiers

Die Personalakten ehemaliger Mitarbeiter nimmt im Archiv oftmals sehr viel Platz weg. Be- werbungsunterlagen, Zwischenzeugnisse, Absenzmeldungen etc. werden bei Austritt meist ungeordnet ins Archiv überführt. Dies, da Mitarbeiter auch Jahre nach deren Austritt ein Arbeitszeugnis respektive eine  Arbeitsbestätigung verlangen können.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, einige Unterlagen ehemaliger Mitarbeiter aufzube- wahren. Um den Platz auf ein Minimum zu reduzieren eignet sich die Mikroverfilmung bes- tens. Anstatt die Unterlagen wie bis anhin im Archiv zu lagern, können bei Bedarf selbst grosse Bestände problemlos im Personalbüro gelagert werden. Die Reduktion des er- forderlichen Raumvolumens minimiert sich auf rund 5 % der Originalablage.

 

Vorgehen
Die zur Verfilmung freigegeben Dossiers werden nach Wunsch und Absprache mit dem Kunden aufgearbeitet und für die Verfilmung bereitgestellt. Um Kosten zu sparen werden nichtverfilmungswürdige Unterlagen wie Krankmeldungen, Doppel, Referenzschreiben vormaliger Arbeitgeber etc. kassiert.

Rollfilm Akten

 

Die Reihenfolge der Akten wird durch den Kunden festgelegt. Akten bis For- mat A4 werden auf 16mm-Rollfilm aufgenommen. Dank einer fortlaufen- den Nummerierung ist eine schnelle Kontrolle auf Vollständigkeit möglich.

 

 

Nach der Verfilmung werden die Dossiers  in ein A6-grosses Mikrofilm-Jacket jacketiert. Eine individuelle Beschriftung der Jackets ermöglicht eine schnelles zurechtfinden.

Von jedem Jacket wird ein Arbeitsjacket (Diazokopie) erstellt. Diese wird am Ende des Auftrages zusammen mit schriftlichen Definitionen, welche Auskunft über Art und Menge der verfilmten Unterlagen geben, dem Kunden übergeben. Die Original-Jackets werden in speziellen Datentresoren bei uns eingelagert. Einzelheiten hierzu werden im Tresorierungsvertrag geregelt.

Auf Wunsch werden die Akten zusätzlich digital aufgearbeitet und in das hauseigene Softwaretool integriert. Einzelheiten hierzu finden Sie hier.

 

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen zusammen einen Mehrjahresplan zum optimalen Vorgehen. Sie erreichen uns unter 056 610 45 60.