Vormundschaftsfälle

Mit der Auflösung der Vormundschaftsbehörden wurden die Dokumente der laufenden Fälle an die zuständigen KESB übergeben. Abgeschlossene Fälle werden weiterhin in den Archivräumen der Gemeindebehörde aufbewahrt. Das Aktenvolumen der Dokumente mit einer 50-jährigen Aufbewahrungsfrist kann mittels Einsatz von Mikrofilm massiv minimiert werden.

Auch für die KESB welche eine hohe Anzahl an einzelnen Fallakten führen muss, bietet der Mikrofilm die Möglichkeit, den Platzbedarf in den Archiven zu reduzieren. Mikrofilm- jackets sowie Diazokopien können bei Bedarf problemlos erweitert werden, ohne das bereits verfilmte Unterlagen erneut bearbeitet werden müssen. Parallel zur Mikrofilm- archivierung können die Bestände problemlos digital aufgearbeitet werden. Die digitalen Daten dienen jedoch nicht der Langzeitarchivierung, sondern erhöhen lediglich die Aus- kunftsbereitschaft am Bildschirm. Der Weg ins Archiv entfällt, die Produktivität der Mitarbeiter steigt.

 

Vorgehen
Die zur Verfilmung freigegeben Dossiers werden nach Wunsch und Absprachen mit den Kunden aufgearbeitet und für die Verfilmung bereitgestellt. Um Kosten zu sparen werden nichtverfilmungswürdige Unterlagen wie Doppel, Entwürfe etc. kassiert.

Die Reihenfolge der Akten wird durch den Kunden festgelegt. Akten bis Format A4 werden auf 16mm-Rollfilm aufgenommen. Dank einer fortlaufenden Nummerierung ist eine schnelle Kontrolle auf Vollständigkeit möglich.

Akten

 

Nach der Verfilmung werden die Dos- siers  in ein A6-grosses Mikrofilm-Jacket jacketiert. Eine individuelle Be- schriftung der Jackets ermöglicht eine schnelles zurechtfinden.

 

 

Von jedem Jacket wird ein Arbeitsjacket (Diazokopie) erstellt. Diese wird am Ende des Auftrages zusammen mit schriftlichen Definitionen, welche Auskunft über Art und Menge der verfilmten Unterlagen geben, dem Kunden übergeben. Die Original-Jackets werden in speziellen Datentresoren bei uns eingelagert. Einzelheiten hierzu werden im Tresorierungsvertrag geregelt.

Auf Wunsch werden die Akten zusätzlich digital aufgearbeitet und in das hauseigene Softwaretool PersTOP integriert. Einzelheiten hierzu finden Sie hier.

 

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen zusammen einen Mehrjahresplan zum optimalen Vorgehen. Sie erreichen uns unter 056 610 45 60.