Einbürgerungsdossiers

Die Zahl der Einbürgerungen hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen müssen diese Unterlagen dauernd aufbewahrt werden. Hierzu fehlt im Laufe der Zeit unweigerlich der Platz. Um den Platz auf ein Minimum zu reduzieren eignet sich die Mikroverfilmung bestens. Da bei Bedarf jederzeit auf die Dossiers zugegriffen werden muss, muss entweder ein Mikrofilmbetrachtungsgerät oder ein Mikrofilmscanner angeschafft werden. Nebst den Anschaffungskosten müssen diese Geräte regelmässig gewartet werden. Werden die verfilmten Unterlagen jedoch nur sporadisch benötigt, rechnet sich diese Investition nicht. Um Kosten zu sparen und dennoch die Information schnell abrufen zu können, empfiehlt sich vor der Verfilmung die Daten zu digitalisieren. Pro Fall wird ein PDF-Dokument erstellt und im Softwaretool BürgerTOP aufbereitet. Weitere Fälle können problemlos hinzugefügt werden. Von einer reinen digitalen Archivierung ist aufgrund rechtlicher Bestimmungen abzusehen. Weitere Informationen zum BürgerTOP finden Sie hier.

Vorgehen
Die zur Verfilmung freigegebenen Dossiers werden nach Wunsch und Absprache mit dem Kunden aufgearbeitet und für die Verfilmung bereitgestellt. Doppel oder Entwürfe werden kassiert. Die Reihenfolge der Akten wird durch den Kunden festgelegt. Akten bis Format A4 werden auf 16mm-Rollfilm aufgenommen. Dank einer fortlaufenden Nummerierung ist eine schnelle Kontrolle auf Vollständigkeit möglich.

Nach der Verfilmung werden die Dossiers endlos in A6-grosse Mikrofilm-Jackets jacketiert und beschriftet. Die Originaljackets werde in speziellen Datentresoren bei uns eingelagert. Einzelheiten hierzu werden im Tresorierungsvertrag geregelt.

Die Jackets werden dupliziert (kopiert). Diese Diazo-Kopien werden zusammen mit schriftlichen Definitionen, welche Informationen über Art und Menge der verfilmten Unterlagen Auskunft geben, dem Kunden übergeben und dort dauernd archiviert.

Auf Wunsch werden die Akten zusätzlich digital aufgearbeitet und in das hauseigene Softwaretool integriert. Einzelheiten hierzu finden Sie hier.

 

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen zusammen einen Mehrjahresplan zum optimalen Vorgehen. Sie erreichen uns unter 056 610 45 60.