Kontenblätter / Buchhaltungsbelege

Kontenblätter bieten einen Überblick über den Fluss von finanziellen Mitteln. Neben der obligatorischen Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren sollte deshalb ebenfalls eine dau- ernde Aufbewahrung in Betracht gezogen werden. Aus diesem Grund bietet sich der Mi- krofilm als Alternativmedium zu Papier oder digitalen Daten an. Der Mikrofilm kann mit seiner durch die EMPA (Eidgenössische Materialprüfungs- und Forschungsanstalt) ga- rantierte Haltbarkeit von über 500 Jahren punkten. Die Platzersparnis von 95 % im Ver- gleich zu einer Papierlösung ist ein weiterer positiver Effekt.

 

Vorgehen
Die zur Verfilmung freigegebenen Jahrgänge werden nach Wunsch und Absprache mit dem Kunden aufgearbeitet und für die Verfilmung bereitgestellt.

Die Reihenfolge wird durch den Kunden bestimmt. Akten mit Format A4 werden auf 16mm-Rollfilm aufgenommen. Dank einer fortlaufenden Nummerierung ist eine schnelle Kontrolle auf Vollständigkeit möglich.

Aktenjacket

 

Nach der Verfilmung werden die Un- terlagen in ein A6-grosses Mikrofilm-Jacket jacketiert. Eine individuelle Be- schriftung der Jackets ermöglicht eine schnelles zurechtfinden.

 

 

Bei Bedarf wird ein Arbeitsjacket (Diazokopie) erstellt. Diese wird am Ende des Auftrages zusammen mit schriftlichen Definitionen, welche Auskunft über Art und Menge der verfilmten Unterlagen geben, dem Kunden übergeben. Die Original-Jackets werden in spe- ziellen Datentresoren bei uns eingelagert. Einzelheiten hierzu werden im Tresorierungsvertrag geregelt.

Auf Wunsch werden die Unterlagen zusätzlich digital aufgearbeitet und in das hauseigene Softwaretool BauTOP integriert. Einzelheiten hierzu finden Sie hier.

 

Gerne erarbeiten wir mit Ihnen zusammen einen Mehrjahresplan zum optimalen Vorgehen. Sie erreichen uns unter 056 610 45 60.